Será que a sua ferramenta de e-mail atual promove a colaboração?

Um dos principais benefícios que uma empresa deve obter logo após adotar uma ferramenta de e-mail corporativa é aumento da produtividade do seu time. Mas a verdade é que muitas soluções oferecidas no mercado não cumprem a sua promessa. Isso porque, além de exigirem muitos requisitos na hora de sua implementação, elas também são muito complicadas de serem operadas pelos colaboradores no dia a dia.

E ao investirem em ferramentas como essas, que não alavancam a produtividade do time, as empresas acabam desperdiçando seus valiosos recursos financeiros. Mas você deve estar pensando: que recursos uma boa solução de e-mail deve ter, afinal? É exatamente sobre isso que falaremos nesse post. Abaixo, listamos os recursos que uma ferramenta de e-mail deve oferecer para, de fato, promover a colaboração na sua empresa. Veja:

6 recursos que uma boa ferramenta de e-mail deve oferecer

1. Compartilhamento de tarefas, arquivos e contatos

Uma boa ferramenta de e-mail deve permitir que tanto os gestores como os colaboradores compartilhem tarefas, arquivos, pastas e contatos. Este recurso de compartilhamento é muito importante, pois possibilita a troca de mensagens e documentos no ambiente corporativo de forma fácil e rápida. Isto ajuda a unir a equipe em torno de seus afazeres e aumentar o nível de produtividade e colaboração de todos os seus membros.

2. Realização de chamadas e web conferências

Para alavancar a produtividade de uma empresa, uma solução de e-mail também deve permitir que os funcionários realizem chamadas, enviem mensagens de voz e participem de web conferência a partir de sua caixa de entrada. Ela também precisa facilitar o gerenciamento de todos as chamadas feitas e oferecer um calendário para os colaboradores registrarem seus compromissos.

3. Busca básica e avançada de e-mails e documentos

A ferramenta de e-mail deve ter uma caixa de pesquisa que permita aos colaboradores buscarem os contatos, eventos, tarefas e documentos que desejarem, de maneira rápida e fácil. Essa caixa de pesquisa é crucial para o andamento das atividades. Isso porque a correria do dia a dia exige que os membros das equipes tenham em mãos os documentos de que precisam, na hora em que elas mais forem necessárias.

4. Registro de eventos em calendários

Toda empresa possui compromissos que devem ser controlados de forma cuidadosa, como encontros presenciais ou virtuais da equipe de vendas com clientes e reuniões de planejamento envolvendo gestores de departamentos. Uma ferramenta de e-mail realmente eficaz deve permitir o gerenciamento desses importantes eventos, para que todos os envolvidos estejam realmente cientes de sua realização.

5. Interface robusta que roda em navegadores

Se a solução de e-mail possui uma interface muito complexa, então ela acabará diminuindo a produtividade e também o engajamento da equipe. O ideal é que a ferramenta possua uma interface robusta e inovadora, que seja fácil de operar e possa ser acessada por meio de navegadores web. Assim, os colaboradores poderão se adaptar à ela rapidamente e não terão problemas ao utilizarem-na no seu cotidiano.

6. Acesso a partir de qualquer desktop ou dispositivo móvel

Com uma ferramenta de e-mail que pode ser acessada a partir de desktops e dispositivos móveis, os colaborares têm a possibilidade de trabalharem tanto dentro do escritório como fora dele, sem que sua produtividade seja reduzida. Eles podem, por exemplo, responder e-mails e participar de reuniões mesmo estando ‘presos’ no trânsito e compartilhar documentos com os gestores enquanto visitam os clientes da empresa no exterior.

Agora que você já conhece os recursos que uma solução de e-mail deve ter para promover a colaboração na sua empresa, aproveite para conhecer a ferramenta Zimbra, que oferece todos eles. Se tiver ficado com alguma dúvida, basta escrevê-la nos comentários!