Como fazer a gestão de documentos na era da informação

Arquivos pessoais digitais e gestão de documentos são um tema quente hoje. Hoje em dia, a grande maioria das pessoas possui um computador com ligação à Internet, ou tem acesso a este serviço, seja na biblioteca ou na escola.

Os indivíduos são, portanto, levados a produzir ou coletar uma quantidade às vezes impressionante de documentos digitais que podem ser arquivos de texto, imagens, vídeos, etc.

Além disso, a popularidade cada vez maior de e-mails, blogs e principalmente das mídias sociais significa que estamos deixando muito mais rastros de nossas atividades na web.

Esse boom na produção de arquivos e ações na web muitas vezes não vem acompanhado de uma preocupação com sua preservação, o que é lamentável.

Seja por falta de tempo ou interesse, ou simplesmente por falta de consciência, a maioria das pessoas negligencia o manuseio de seus arquivos digitais.

Por exemplo, isso pode ser caracterizado por manter absolutamente todos os documentos que produzimos ou acumulamos em nosso computador, ou mesmo pela impressão de que nosso disco rígido é o local ideal para a preservação a longo prazo de nossos arquivos.

Por que arquivar seus documentos digitais?

Pode haver vários motivos para arquivar nossos documentos digitais, bem como o tempo e a energia que isso requer. Para começar, geralmente queremos manter registros das informações que eles contêm.

Quer sejam úteis para nosso trabalho, nossa educação ou apenas para nossos interesses pessoais, podemos precisar deles no futuro, e é por isso que manter os documentos em questão.

Nossas obrigações legais são outro motivo que nos leva a arquivar alguns de nossos documentos digitais, pelo menos por algum tempo.

Melhores práticas para documentos digitais

No contexto deste trabalho, os documentos digitais discutidos serão os arquivos de texto, imagens, vídeos e arquivos de som que um indivíduo produz ou coleta, geralmente em seu computador pessoal.

Esses documentos geralmente requerem as mesmas etapas de processamento para serem arquivados, seja em termos da escolha dos documentos a serem mantidos, da convenção de nomenclatura, da adição de metadados, da classificação e dos espaços de armazenamento a serem armazenados.

No entanto, os formatos de backup para arquivamento diferem para cada um desses tipos de documentos digitais e documentos.

Escolha de documentos para guardar

Para começar a arquivar nossos documentos digitais, é importante determinar quais vale a pena manter. Em muitos casos, pode ser tentador manter tudo, pois os espaços digitais são grandes e baratos.

No entanto, ainda é importante manter o controle sobre os documentos arquivados, pois muitos arquivos demoram mais para serem processados ​​e podem criar confusão para quem os gerencia.

O primeiro é a origem dos documentos. A segunda são as ações que foram tomadas pelo indivíduo nesses documentos. Finalmente, a terceira é a maneira como o indivíduo se desfaz dos documentos, maneira que muitas vezes revela sua importância para ele.

Convenção de nomes

Em seguida, é importante garantir que os documentos que optamos por manter sejam facilmente identificáveis ​​e localizáveis.

Para isso, é útil estabelecer uma convenção de nomenclatura que seja específica para nós.

Os nomes escolhidos para os arquivos e pastas devem permitir saber o que eles contêm à primeira vista e ser o mais duráveis ​​possível.

Metadados

Além da convenção de nomenclatura, adicionar metadados aos nossos arquivos pessoais digitais ajuda a identificá-los e localizá-los.

São os dados ocultos gravados no arquivo e que o descrevem. Quando iniciamos uma pesquisa nos arquivos, a consulta recupera os documentos tanto de acordo com seu título quanto de seus metadados.

Classificação

Para localizar os documentos que arquivamos, principalmente após um longo período, é importante desenvolver um plano de classificação.

No caso de nossos arquivos pessoais digitais, estes consistirão em uma estrutura de árvore de pastas, subpastas e subpastas nas quais nossos arquivos serão organizados de forma lógica.

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Paulo Oliveira

Empresário do ramo de tecnologia há mais de 20 anos, líder em consultoria, serviços e soluções baseadas na plataforma Linux. Especializações: Segurança, Servidores, Linux, Open Source, SW Livre Parcerias: Untangle e Bacula do Brasil.

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